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Cómo optimizar la relación con tus empleados con firma electrónica



Piensa por un momento en el itinerario que sigue un empleado en tu empresa. Desde antes del comienzo, con el envío de una oferta formal, hasta el momento en el que deja la compañía o se jubila con la firma de un finiquito o liquidación. En medio, con el paso de los años, habrá firmado decenas de documentos de varios tipos: subidas salariales, acuerdos particulares, altas o renovaciones de seguros médicos, recepción de material, confirmaciones de haber recibido formaciones obligatorias, modificaciones de condiciones laborales…

Y ahora multiplica todos esos documentos, incluidos los que se esconden tras los puntos suspensivos, por el tamaño de la plantilla que gestionas y relaciona el resultado directamente con el número de empleados y empleadas que desarrollan su labor en el departamento de Recursos Humanos. Una solución de firma electrónica adecuada, sencilla y flexible aplicada a la gestión de personas de una empresa ejerce casi de inmediato un impacto positivo en su día a día, con beneficios que van mucho más allá de la comodidad o el ahorro de tiempo y con capacidad para liderar la transformación digital. Aquí te los explicamos.

Comencemos desde el principio, porque en ese punto la firma electrónica ya puede desempeñar un papel diferenciador. Desde el punto de vista del recién incorporado aterrizar en una empresa en la que el proceso de bienvenida se “oficializa” fácilmente a través de cualquier dispositivo, es un refuerzo en su decisión de incorporarse al proyecto. Por otro lado, la oferta final, el contrato, la declaración de confidencialidad o los justificantes de formaciones iniciales obligatorias son solo algunos de los ejemplos de documentos que pueden pasar por sus manos en la primera semana. Entre el “fírmalo y me lo traes” y el “clic y enviar” hay un espacio que la imagen de la compañía tiene mucho que ganar, de cara a la experiencia del empleado.

El responsable de Recursos Humanos también agradecerá las ventajas de un sistema fácil de utilizar, que se integra perfectamente en su software de gestión habitual, que recoge documentos, trazas y pruebas de vuelta y que lo custodia todo durante cinco años, con total garantía legal. Y que las personas que trabajen con él dispongan de más tiempo para generar valor y necesiten emplear menos en tareas poco enriquecedoras.

La solución de firma electrónica de MailTecK y Customer Comms permite alcanzar estos beneficios rápidamente, tras un periodo de implantación corto y con una inversión contenida. Una vez integrada en los sistemas de la compañía, en un solo clic se desencadenan los procesos de firma que, a través de una API desarrollada por el equipo de Tecnología del Grupo, hace una llamada en tiempo real a la plataforma de firma electrónica. La herramienta envía un correo electrónico al empleado, con un enlace que lleva al documento o contrato que ha de rubricar. Y si es necesario y la situación lo requiere, se puede incluir autenticación mediante código OTP (one time password) enviado por SMS. Todo vestido con el look & feel de la empresa, un plus en confianza y profesionalidad.

La simplificación de las gestiones por ambas partes es una ventaja relevante con impactos positivos en cadena, pero hay más. La rapidez de respuesta es una de ellas, que se suma a la reducción de errores, a menudo significativos, y a facilitar la necesaria confidencialidad en muchos de estos procesos. Pero también encontramos en la lista de ventajas el ahorro de papel, bueno para el medioambiente y bueno para la economía de cualquier empresa.

Los beneficios son numerosos y la integración, rápida y sencilla. La solución de firma electrónica de MailTecK & Customer Comms se adapta a las necesidades de tu departamento de Recursos Humanos y ofrece brillantes rendimientos tanto si tu empresa dispone de una gran plantilla atomizada geográficamente como si es una pyme en busca de eficiencia o una compañía con miles de empleados en pocos centros de trabajo.

Contacta con Alba Casares, responsable del departamento de Desarrollo de Negocio , en el correo electrónico acasares@mailteck.com o en el teléfono 686 261 327, y averigua cómo esta herramienta puede ayudarte.