Customer Comms BlogNoticias“CertySign permitirá gestionar en un único espacio todas las comunicaciones legales”

“CertySign permitirá gestionar en un único espacio todas las comunicaciones legales”



Francisco Marina, consultor sénior especialista en comunicaciones legales

Francisco Marina es consultor sénior especialista en comunicaciones legales, firma electrónica y custodia de MailTecK & Customer Comms. Con más de 10 años de experiencia en consultoría en ventas de procesos documentales, BPM y administración electrónica, Francisco nos habla sobre las soluciones legales del Grupo MailComms, la plataforma CertySign o la transformación digital de las comunicaciones legales.

MailTecK & Customer Comms está desarrollando CertySign, una solución que permitirá gestionar de forma integrada y segura las comunicaciones y transacciones multicanal con plena validez legal. ¿Qué ventajas supondrá el uso de esta herramienta?

CertySign es una plataforma que permitirá gestionar en un único espacio todas las comunicaciones legales y procesos de contratación y firma electrónica de manera “autogestionada”, en función de las necesidades que se tengan de cada servicio en un instante determinado.

Esta plataforma, que se expone en forma de API, puede ser empleada en modo online por nuestros clientes, para lanzar cualquier tipo de comunicación legal, o arrancar procesos de firma electrónica a través de una interfaz común y estandarizada o en modo batch a través de un intercambio de registros en un fichero estructurado (XML, JSON…).

Una característica importante de CertySign es que puede gestionar comunicaciones legales omnicanales, tanto en canales físicos (burofax postal) como electrónicos (notificaciones, comunicaciones certificadas, etc.).

Una de las grandes apuestas de CertySign es la capa de diseño que aporta a un tipo de comunicación normalmente poco creativa, como pueden ser las comunicaciones certificadas. ¿Cuánto pesa el diseño en las comunicaciones legales de MailComms?

La personalización de las comunicaciones está en nuestro ADN y, por lo tanto, una plataforma como CertySign tenía que tener un componente importante de diseño.

Un objetivo fundamental en este tipo de comunicaciones es lograr que el destinatario de las mismas las abra y lea el contenido. Para ello hay que cuidar mucho el diseño y el mensaje (que en la mayoría de los casos tiene un fuerte componente legal), ofreciendo un mensaje “atractivo”, pero sin olvidarse de la capa de seguridad de la comunicación.

Dentro de las novedades en la nueva web de comunicaciones legales, destaca el especial protagonismo de la firma electrónica, que promete acelerar el cierre de todo tipo de transacciones. ¿Qué papel tiene dentro de la transformación digital de las comunicaciones legales?

La firma electrónica es uno de los principales motores de la transformación digital de los procesos en las empresas, pudiendo aplicarse en gran parte de sus áreas de negocio. Podemos integrarla tanto dentro de los procesos B2C (con clientes) como de los procesos B2B (con proveedores), pero también en los procesos internos de las áreas de recursos humanos o los procesos B2E (relación con el empleado o futuro empleado).

La transformación de procesos no automatizados en procesos “digitales” en los que interviene la firma nos puede ayudar a la hora de simplificar y normalizar los mismos. Además, favorece procesos “online” y deslocalizados aportando “inmediatez” y agilidad; mejora la experiencia de los intervinientes (usable y multidispositivo); actúa de facilitador para áreas comerciales, compras y RRHH; reduce los tiempos en los procesos; aporta seguridad, trazabilidad y custodia legal y elimina los costes asociados a los procesos soportados por el papel.

En toda esta transformación digital, ¿en qué lugar se queda el papel? ¿Cuándo usar uno u otro canal? ¿Cómo se gestiona la multicanalidad a través de las plataformas tecnológicas de MailTecK & Customer Comms?

El papel sigue siendo un canal importante. Durante los últimos años hemos visto como ganaban cada vez más protagonismo los canales electrónicos frente a este canal más “tradicional”. Lo que ha ido sucediendo es que, al igual que años atrás los buzones postales se llenaban de publicidad y comunicaciones en papel, muchas de ellas sin valor, esta problemática la está sufriendo ahora el correo electrónico. De esta manera, hoy en día la comunicación personalizada en papel de valor produce un gran impacto en el receptor.

En los próximos años veremos cómo se establecerá un “reequilibrio” entre las comunicaciones en papel y las comunicaciones electrónicas, decidiéndose entre unas u otras en función de factores tales como la inmediatez, la volumetría, el valor del contenido o nuestro receptor.

¿Qué garantías ofrece MailComms en caso de que una empresa tenga que enfrentarse a un conflicto legal con un cliente?

MailTecK & Customer Comms son prestadores de servicios de confianza, figura recogida en el Reglamento Europeo 910/2014, y Terceros de Confianza según recoge la Ley 34/2002 LSSICE. Podemos generar certificados electrónicos que recogen las evidencias de los hechos ocurridos en el proceso de comunicación legal, así como los contenidos de dichas comunicaciones.

Este certificado está firmado electrónicamente mediante un sello electrónico de empresa cualificado para identificarnos como prestadores del servicio y asegurar la integridad del documento (detección de cualquier cambio ulterior en el documento); aplicándosele además un sello de tiempo cualificado que le confiere ante un juez de manera indubitable la certeza de la existencia del documento electrónico en un instante determinado (fecha y hora).Este certificado es custodiado electrónicamente de forma que puede presentarse en caso de litigio como prueba ante un juez.

La nueva web de comunicaciones legales del Grupo muestra nuevas soluciones, como puede ser la certificación de contenidos web. ¿Qué tipo de contenido se puede certificar?

La certificación de contenidos web permite acreditar que un contenido web y la documentación accesible desde el mismo han sido publicados en una fecha y hora determinada, así como durante un espacio de tiempo, sin sufrir cambios o alteraciones.

También permite certificar en un instante de tiempo determinado el contenido de una web y las interacciones que pueda realizar una persona con el mismo (marca de casillas, aceptación de cláusulas, captación de datos, aceptación de un formulario, etc.).

Esta solución es muy útil para la Administración Pública, por ejemplo, en su publicación de pliegos administrativos o concursos públicos. ¿Qué oportunidades crees que verán las AAPP en el nuevo porfolio de comunicaciones legales de MailTecK & Customer Comms?

Una de las aplicaciones posibles de la certificación de contenidos web, no solo para las AAPP, es la certificación de contenidos en la publicación de licitaciones. Desde MailTecK & Customer Comms podemos certificar tanto la información expuesta de la licitación como la inclusión de pliegos o documentación adjunta, dejando constancia de que ha estado disponible para los licitantes desde una fecha y por un período de tiempo.

MailComms ha desarrollado MailConsent, una plataforma útil para las nuevas directivas europeas, que exigen disponer del consentimiento expreso del cliente para, por ejemplo, el envío de comunicaciones de marketing. ¿Qué facilidades ofrece MailConsent a la hora de recabar los consentimientos?

MailConsent es una solución que permite recoger en un contenido web distintos consentimientos para diferentes finalidades, en línea con el RGPD y las recomendaciones de la AEPD.

MailConsent permite la personalización del formulario para la recogida de uno o varios consentimientos para varias finalidades desde un único frontal web, configurando el branding, los textos y la información relativa a la solicitud RGPD. Todas las interacciones del cliente final con el formulario son recogidas por MailConsent para acreditar lo que ha ocurrido, incluyendo una captura del formulario tal y como se le ha presentado al usuario final. Además, MailConsent genera una url única para cada cliente final en base a un hash (secuencia alfanumérica única no reproducible) que permite identificar cada una de los formularios y los asocia de manera única con dicho cliente final.

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